Studi Kasus: Instansi "E" Hemat Ratusan Jam Kerja Admin Pasca-Digitalisasi Diklat

Klien:

Balai Diklat "E", sebuah instansi pelatihan kementerian besar di Jakarta.

Masalah (Sebelum Codeloka):

Setiap tahun, mereka mengelola 5.000+ peserta dari seluruh Indonesia. Proses pendaftaran via Email dan Google Form sangat kacau. Admin harus memindahkan data secara manual, yang menyebabkan data ganda dan berkas hilang. Puncaknya, tim admin (4 orang) menghabiskan satu minggu penuh setiap akhir angkatan diklat hanya untuk mengetik sertifikat satu per satu di Word, lalu di-PDF. Sangat tidak efisien dan rentan salah nama.

Solusi Codeloka:

Kami menganalisis alur kerja mereka dan membangun Sistem Informasi Manajemen Diklat (SIMDIKLAT) kustom. Sistem ini mencakup: Portal Pendaftaran Online (menggantikan Google Form), Seleksi Otomatis (berdasarkan kriteria), Penjadwalan, dan fitur "Generate Sertifikat Otomatis".

Hasil (Setelah Implementasi):

• Efisiensi 80%: Proses pendaftaran dan seleksi yang dulu memakan waktu 2 minggu (manual verifikasi), kini jadi 3 hari (terseleksi oleh sistem).
• Hemat Ratusan Jam Kerja: Proses pembuatan 5000 sertifikat yang dulu butuh ratusan jam kerja (jika ditotal), kini selesai dalam hitungan jam. Waktu admin kini bisa dipakai untuk pelayanan.
• Akuntabilitas (SPBE): Pimpinan kini memiliki dashboard untuk pelaporan LAKIP yang akurat dan real-time. "Data kami sekarang rapi dan siap audit kapan saja," kata Kepala Balai Diklat.