Aplikasi Penerimaan Siswa Baru (PSB): Otomatisasi Proses Pendaftaran Santri/Siswa Codeloka

Aplikasi PSB Codeloka dirancang untuk menggantikan proses penerimaan siswa baru yang masih manual dengan sistem digital terpadu. Tujuannya adalah mempercepat waktu pendaftaran, mengurangi beban kerja staf administrasi, dan memberikan pengalaman yang transparan bagi calon wali santri/siswa.

Tantangan (Challenge)

• Mengintegrasikan Tahapan Manual: Mengubah tahapan pendaftaran yang kompleks (pembayaran, pengisian data, pemberkasan, dan verifikasi) menjadi alur digital yang sederhana dan mudah diikuti.
• Mengakomodasi Data Spesifik: Memastikan formulir dapat menampung data umum dan data spesifik Ma'had seperti "Nama Hijrah (Opsional)" dan "Data Santri".
• Komunikasi Status: Membangun sistem notifikasi yang efektif agar calon pendaftar mengetahui status pengajuan mereka secara real-time.

Solusi dan Fitur Utama

Kami mengembangkan modul PSB dengan tiga fokus utama, yaitu:

A. Alur Pendaftaran Siswa/Santri yang Terstruktur

• Pendaftaran Bertahap: Memecah proses pengisian data menjadi tahapan yang jelas (Data Personal & Program, Alamat, Kontak) untuk mengurangi drop-off pendaftar.
• Konfirmasi Pembayaran: Modul terintegrasi untuk mengkonfirmasi pembayaran pendaftaran secara efisien.
• Pembaruan Profil & Pemberkasan: Fitur untuk mengunggah dokumen dan memperbarui data diri setelah pembayaran.
• 
  

B. Administrasi Pendaftaran (Admin)

• Manajemen Data Pendaftaran: Admin dapat mengelola dan memilah semua data pendaftar dalam satu dashboard.
• Verifikasi dan Validasi: Fitur untuk memverifikasi dan memvalidasi kelengkapan data pendaftar sebelum diproses lebih lanjut.

C. Monitoring dan Komunikasi

• Notifikasi Pendaftaran: Sistem notifikasi otomatis terkait status pendaftaran kepada pendaftar.
• Monitoring dan Laporan: Fitur pemantauan hasil pendaftaran dan pembuatan laporan pendaftaran yang dikelola oleh admin.

Hasil (Result/Impact)

• Peningkatan Efisiensi Waktu: Proses pendaftaran siswa baru yang tadinya memakan waktu berhari-hari kini dapat diselesaikan dalam hitungan jam.
• Data Akurat: Adanya sistem verifikasi data pada sisi admin memastikan keakuratan dan kelengkapan data siswa baru.
• Pengalaman Pengguna Lebih Baik: Calon wali santri/siswa mendapatkan kejelasan status melalui sistem notifikasi yang transparan.